Kriseplan

Når det utenkelige skjer…

Direktoratet for sivilt beredskap omtaler en krise som noe som kan oppstå plutselig, enten som følge av naturfenomener, menneskelige handlinger eller teknologisk svikt, og peker på enkelte kjennetegn som er felles for de fleste kriser:

  • krisen kommer overraskende
  • mangel på kontroll
  • vitale interesser står på spill
  • mange aktører
  • tidspress
  • sammenbrudd i den regulære beslutningsprosessen
  • fokus på kortsiktige løsninger
  • usikkerhet
  • mangel på informasjon, desinformasjon
  • intens interesse og oppfølging fra utenforstående blant annet gjennom bred mediadekning

Innledning

Når en krise oppstår, er det ikke tid til å tenke rasjonelt gjennom hva som bør gjøres. Det er derfor viktig å ha en beredskap for det verst tenkelige. Denne planen er ment å gi veiledning om hvordan høyskolen håndterer større ulykker der politi og redningsapparat er koplet inn. De tiltak som gjelder omsorg er også relevante i andre situasjoner der studenter, ansatte eller deres pårørende er rammet av ulykker, sykdom, dødsfall eller krise.
Planen er delt i 3 deler:

  • Organisering
  • Informasjon
  • Omsorg

Organisering, informasjon og omsorg henger sammen, og alle aspektene må ivaretas for at høyskolen skal kunne håndtere en krisesituasjon på en god og profesjonell måte. Det er også viktig å være klar over at det er flere enn høyskolen som er aktører i en krisesituasjon. For eksempel spiller politi og redningsapparat en viktig rolle når det gjelder informasjon, og høyskolen må være klar over rollefordelingen.
Det er umulig å forutse alle tenkelige eventualiteter i en krisesituasjon. Én krise er sjelden lik en annen. Hvilke konkrete tiltak som er nødvendig, vil avhenge av den konkrete situasjon man står overfor. En må derfor være tilbakeholden med alt for detaljerte rutiner på dette området. Det er like stort behov for mental beredskap som detaljerte forholdsregler. Det må allikevel finnes noen retningslinjer for hvem som gjør hva når en krisesituasjon oppstår. Det viktigste når det gjelder organisering er en klar ansvarsfordeling, både for å sikre at de riktige personene gjør de riktige tingene, og for å unngå at flere personer tar ansvar for de samme oppgavene. Flere steder i planen er det angitt hvem som har ansvar på ulike felter. Med ansvar menes her ansvar for å ta beslutninger og for å organisere tiltak, ikke for praktisk gjennomføring.
Der høyskolen går ut med informasjon er det viktig å tydelig signalisere åpenhet, ærlighet, tilgjengelighet og vilje til å informere. Hovedmålet for all informasjon i en krisesituasjon må være å gi saklig kunnskap, blant annet for å unngå rykter og usikkerhet. Informasjonen må være troverdig og tillitvekkende. I situasjoner som oppfattes som stressende, er det av betydning å gjenta informasjonen ved flere anledninger, og gjerne la skriftlig informasjon supplere den muntlige (eller omvendt).
Når studenter eller tilsatte – eventuelt deres nære pårørende – blir utsatt for ulykke, krise eller død, er det viktig at alle som på en eller annen måte rammes eller berøres, kan få oppleve nærhet, interesse og omsorg fra miljøet omkring. Særlig viktig er det at kolleger har innlevelse og viser nødvendig ansvar.

1 Organisering

Overordnet ansvar

  • Rektor (som HMS ansvarlig) eller den han/hun bemyndiger (i første rekke administrativ leder) er ansvarlig for den organisering og tilrettelegging som er nødvendig i den aktuelle situasjon.
  • Rektor eller den han/hun bemyndiger (i første rekke informasjonsleder) er i samråd med politiet ansvarlig for informasjon internt og eksternt. Alle andre henviser til han/henne.

Sjekkliste for de første timer etter en ulykke

En ulykke kan skje både innenfor og utenfor høyskolens område. I det følgende er det tenkt på begge disse mulighetene.

På skadestedet

Det er ikke mulig å forutse hvem som vil være til stede på et skadested (men se for eksempel skolens branninstrukser for en formaliserte beskrivelse av ansvarsfordelingen ved brann). Den/de som er til stede og som er i stand til det må sørge for:

  • at alt gjøres for å redde liv og begrense skader
  • at politi/brannvesen/helsepersonell blir varslet og får den assistanse som kan gis
  • skaffe nødvendig transport
  • at høyskolens ledelse snarest mulig får beskjed og oppdateres med opplysninger
  • at de involverte som er i stand til det så raskt som mulig får anledning til å kontakte sine nærmeste
  • å være tilgjengelig på telefon

Vær nøye med…

  • at all informasjon som gis er korrekt.
  • at du er bevisst på hvem du gir informasjon til.
  • at du fører en form for logg.

På høyskolen

Ansvar: Rektor

  • Få klarhet i den aktuelle situasjonen – hva vet vi?
  • Sjekk at høyskolens ledelse (styreleder og ledergruppe) er informert.
  • Utenom kontortid: Sentralbordet bemannes. Det vurderes å innkalle ledergruppen, eventuelt administrativt personell.
  • informasjon til ansatte og studenter, f.eks. ved hjelp av elektronisk post. Pårørende varsles av politi/sykehus/prest.
  • Det vurderes hvorvidt man bør samle aktuelle grupper av studenter og kolleger for informasjon og støtte. Politi, rektor og prest kan være med på denne samlingen. Sørg for servering.
  • Informasjon om ulykken på høyskolens hjemmeside vurderes.
  • Behov for pressekonferanse vurderes. Eventuell kontakt med pressen skal skje i samråd med politi/redningstjeneste om disse er innblandet.
  • Ved dødsulykker for tilsatte eller studenter heises flagget på halv stang.
  • Ved ulykker i utlandet skal også lokalt politi hjemme kontaktes. Se ellers kapitlene om informasjon og omsorg.

Varslingsliste

Vitner til en alvorlig ulykke må alltid først varsle en av de offisielle krisetelefonene

  • Brann: 110
  • Politi: 112
  • Medisinsk nødhjelp: 113

Deretter skal høyskolens ledelse varsles (Telefonnumre angis som arbeid/mobil):

  • Rektor Kai Tore Bakke 67 10 35 50 / 99 15 29 64
  • Administrativ leder Georgeta Liliana Sigland 67 10 35 40 / 41 10 02 85
  • Informasjonsleder Truls Åkerlund 67 10 35 40 / 47 61 68 53

Minst en av disse skal varsles.
Ledelsen vurderer hvilke andre grupper det er nødvendig å varsle/innkall.

Oppfølging (dagen etter ulykken og de påfølgende dager)

Ansvar: Rektor

  • La kolleger og studenter få være sammen den nærmeste tiden etter ulykken. Legg til rette for at de kan snakke om sine reaksjoner. Informer grundig om hva som har skjedd og om hva som vil skje framover.
  • Sjekk behovene for særlige tiltak ut over det som det tradisjonelle hjelpeapparatet stiller opp med, f.eks. samtale med kvalifisert personale i forbindelse med sorg- og krisereaksjoner. Glem ikke at også andre enn de som er fysisk skadet kan føle seg involvert i hendelsen og derfor trenge oppmerksomhet og egnede tiltak.
  • Eventuell minnestund må organiseres
  • Blomster til de dødes pårørende og til skadde ansatte/studenter
  • Pårørende vil vanligvis bli tatt hånd om i lokalmiljøet, men høyskolen bør følge opp ved å informere så grundig som mulig om hendelsesforløp, og ved dødsfall gjerne invitere pårørende til ulykkesstedet og til å se miljøet den forulykkede var i.
  • Høyskolen bør være representert i eventuell begravelse.
  • Blomster til begravelsen
  • Ved dødsfall må de aktuelle student- og personalregistre ajourføres, og avdødes navn på ulike adresselister tas ut.
  • De som har vært særlig involvert i organisering, informasjon og omsorgsarbeid må gis anledning til å snakke sammen om det de har opplevd.

Se ellers kapitlet om omsorg.

Evaluering

Ansvar: Rektor
Når hendelsen er kommet noe på avstand, bør høyskolens ledelse sammen med andre sentrale aktører evaluere høyskolens krisehåndtering og de ulike tiltak som ble satt ut i livet. Erfaringene må nedfelles skriftlig med tanke på senere krisesituasjoner.


2 Informasjon

Det er ikke høyskolens oppgave å informere eksternt om at en ulykke/dødsfall har skjedd. Vår oppgave er å forsikre oss om at politiet har gjort dette. Rektor i samråd med politiet skal vurdere når og hvordan informasjon skal gis internt. Politiet svarer på alle spørsmål om:

  • Ev. Omkomne
  • Tilstanden til ev. skadde personer (evt. også uttalelser fra sykehuset)
  • Navn på omkomne/skadde
  • Omstendighetene rundt ulykken
  • Årsak til ulykken
  • Redningsarbeidet

Bortsett fra å uttrykke bekymring og sorg over det som har skjedd, bør en i de første timene etter at ulykken/dødsfallet har skjedd, henvise alle henvendelser fra media og andre eksterne til politiet. Etter hvert kan høyskolen uttale seg eksempelvis om

  • I hvilken sammenheng ulykken skjedde (studentene i klasse xx/studium yy var på tur til …)
  • Hvilke konsekvenser ulykken kan tenkes å få for høyskolen

Vær tilbakeholden med navn på medstudenter/kolleger: Media vil ofte forsøke å få kontakt med kolleger/medstudenter for å få snakke med dem om eventuelle forulykkede. Høyskolens ansatte bør være svært tilbakeholdne med å opplyse hvilke kolleger/medstudenter som står/stod vedkommende nærmest. En må i det minste være sikker på at kollegene/medstudentene er informert om hendelsen.

Informasjonskanaler

Informasjonsoppgavene ved kriser og nødssituasjoner er ikke bare knyttet til mediene. Dersom ikke andre informasjonsoppgaver utføres skikkelig, blir også det bilde mediene formidler dårligere enn nødvendig. Mediene er ikke bare å betrakte som målgruppe, men må også sees som kommunikasjonskanaler og budskapsformidlere. Pressemeldinger og pressekonferanser hjelper oss å holde kontroll på vår egen informasjon. For å unngå spekulasjoner bør det informeres best mulig. I tillegg til mediene er disse viktige målgrupper for høyskolens informasjon:

  • Studenter
  • Ansatte
  • Ev. forulykkedes pårørende

Alle meldinger eksternt og internt må avsluttes med opplysninger om hvor man kan få ytterligere informasjon.

Interne informasjonskanaler

Eksempler på interne informasjonskanaler er:

  • For ansatte: Elektronisk post, telefon og informasjonsmøter. Informasjon om ulykken skal i størst mulig grad gis på informasjonsmøter.
  • For studenter: Elektronisk post, telefon og informasjonsmøter. Informasjon om ulykken skal i størst mulig grad gis på informasjonsmøter.

Mer om informasjonssamlinger og samlingsrom

Studenter og ansatte som har nær tilknytning til de som er innblandet i en større ulykke, bør snarest få tilbud om å kunne samles på et sted for nærmere opplysninger/samtale. Rektor, politi og prest bør være til stede. Møtet har to hensikter:

  • Alle får samme informasjon og rykter kan avkreftes
  • Kolleger/medstudenter kan sammen bearbeide sjokket over det som har skjedd.

På slike møter er det viktig at kollegene/studentene får vite hva høyskolen og politiet vet om omstendighetene bak hendelsen. Det er også viktig at de som møter år stille spørsmål, og at deltakerne i møtepanelet svarer så godt og så åpent om de kan. Dersom det er nødvendig, må slike møter gjentas når det er noe nytt i saken.

Eksterne informasjonskanaler

Eksterne informasjonskanaler er i første rekke høyskolens hjemmeside, samt mediene (aviser, riksdekkende og lokale radio- og TV-stasjoner). Ved større ulykker vil mange fort også begynne å lete på internett etter informasjon.


3 Omsorg

Hva kan eller bør vi gjøre?

Det finnes ikke noe fasitsvar på spørsmålet om hva vi kan eller bør gjøre i en krise- eller ulykkessituasjon som rammer høyskolen. Slike situasjoner vil nødvendigvis ha forskjellig karakter med svært ulike utfordringer og behov. likevel er det mye å vinne om vi på forhånd har merket oss og bevisstgjort oss på hva det erfaringsvis er klokt å gjøre i slike situasjoner. Sjokk og fortvilelse, frykt og forbitrelse, sorg og savn – alle typer følelsesmessige reaksjoner og praktiske behov må høyskolen prøve å ta på alvor. Målet må være at vi på en best mulig måte kan vise omsorg for og ta vare på såvel studenter og tilsatte som pårørende og andre berørte parter.

Ansvar

Rektor har et overordnet ansvar for de særlige tiltak som i en krise- eller ulykkessituasjon skal gjennomføres på høyskolens vegne.
Ledergruppen har ansvar for den praktiske gjennomføringen av omsorgstiltak for sine medarbeidere.
Studentpastor/studentveileder er i samarbeid med den/de berørte parter ansvarlig for at nødvendige tiltak gjennomføres for studenter.

Ledernes ansvar må sees i sammenheng med det ansvar det profesjonelle hjelpeapparatet utenfor høyskolen vil ha. Men hver enkelt ansatt og student bør være klar over at ingenting kan erstatte den støtte vi som medmennesker kan gi hverandre en tung og vanskelig situasjon. Høyskolen kan likevel iverksette ulike tiltak som for eksempel:

Sorggruppe

Sorgen er en naturlig del av menneskelivet – den er ingen sykdom som skal kureres, men en normal reaksjon som skal gjennomleves. Sorgprosessen vil være forskjellig fra det ene mennesket til det andre. Likevel vil den gjerne ha visse typiske faser eller elementer – som sjokk, reaksjon, bearbeiding og nyorientering.
Som oftest kan et trygt nettverk av familie, venner og kolleger forhindre at den sørgende blir ensom i sin sorg. Men noen ganger kan et dødsfall utløse behovet for en særskilt sorggruppe som kan gi en mer profesjonell støtte og hjelp i den nødvendige sorgprosessen. Dette kan også være aktuelt når flere mennesker opplever felles sorg og savn.

Studentpastor

For de ansatte og studenter er studentpastoren en tilgjengelig omsorgsperson og samtalepartner og kan bl.a.:

  • tilkalles når et dødsfall er skjedd
  • informere pårørende og venner om dødsfall
  • være i kontakt med studenters pårørende
  • bidra ved minnesamvær
  • være tilgjengelig for oppfølgende sjelesorg
  • organisere sorggruppe for studentene

Krisehjelp

I forbindelse med alvorlige ulykker kan det også være aktuelt å tilby profesjonell krisehjelp.
Politiet og redningsapparatet kan bistå med opplysninger om krisehjelp. Erfaringsvis er det begrenset hva profesjonelle hjelpere kan utrette i den aller første tiden etter at en ulykke har skjedd. Etter hvert som de berørte selv ber om det eller viser åpenhet for det, er det imidlertid positivt å kunne ha profesjonelle og erfarne mennesker til å bistå seg.
Så langt som mulig bør høyskolen nyttiggjøre seg og samarbeide med det ordinære hjelpeapparatet – f.eks. lege eller andre representanter for det lokale helsevesen.

Husk:

HMS-leder har ansvar for at denne planen gjennomgås innen juni hvert år.

Print FriendlySkriv ut